Guía para participar en licitaciones públicas y privadas en Colombia.

• Introducción

Las licitaciones son procesos formales y regulados, cuyo propósito principal es la adquisición de bienes o servicios bajo las mejores condiciones posibles, de acuerdo con los requisitos establecidos por una entidad pública o privada. En estos procedimientos competitivos,  diversos proveedores, denominados oferentes, presenten sus propuestas, las cuales serán evaluadas en función de criterios de calidad, costo y cumplimiento de las especificaciones técnicas y contractuales. A través de este proceso, se selecciona la oferta más favorable para la entidad contratante. 

El marco normativo de las licitaciones se estructura en torno a un documento clave: el pliego de condiciones. Este documento establece los términos, requisitos y procedimientos que los oferentes deben cumplir para ser tenidos en cuenta en el proceso de selección. Su objetivo es garantizar la libre concurrencia y la igualdad de condiciones para todos los interesados, preservando así la legalidad y legitimidad de todo el proceso licitatorio.

Una vez se han evaluado las propuestas, la entidad contratante lleva a cabo la adjudicación, seleccionando la oferta que mejor se ajusta a las necesidades del proyecto u obra. Esta selección se realiza siguiendo criterios normativos que promueven la transparencia y la sana competencia, protegiendo los derechos tanto de la entidad contratante como de los oferentes.

¿Cuáles son los beneficios de participar en licitaciones? 

Participar en licitaciones públicas y privadas permite a los proveedores competir por importantes contratos que pueden impulsar su crecimiento y popularidad en el mercado en el que se desempeñen. Estos procesos ofrecen un marco de transparencia, acceso a proyectos interesantes de gran impacto y la posibilidad de ampliar la base de clientes. Adicionalmente, las licitaciones garantizan que los proveedores compitan en igualdad de condiciones, lo que refuerza la confianza y reputación de las empresas en el mercado. 

Al continuar con la lectura de esta guía, descubrirás los aspectos clave para participar exitosamente en licitaciones públicas y privadas, desde los requisitos legales hasta las mejores prácticas para presentar propuestas eficaces y competitivas. 

2. Tipos de licitaciones: pública y privada

En Colombia, las licitaciones se dividen principalmente en dos categorías: públicas y privadas. A continuación, se detallan las características clave de cada una, destacando las diferencias y oportunidades que ofrecen a los proveedores.

LICITACIÓN PÚBLICA

La licitación pública es un proceso abierto a todos los proveedores que cumplan con los requisitos legales y técnicos establecidos por una entidad estatal. Este tipo de licitación el marco normativo que regula estos procesos es la Ley 80 de 1993 y la Ley 1150 de 2007, destacando principios como la transparencia, la libre competencia y la igualdad de condiciones.

• Transparencia y publicidad: Las licitaciones públicas se publican en el Sistema Electrónico de Contratación Pública (SECOP), asegurando que cualquier oferente interesado tenga acceso a la información relevante del proceso de selección. 
• Evaluación objetiva: Las propuestas se evalúan conforme a criterios predefinidos en los pliegos de condiciones, que incluyen el precio, la calidad, el tiempo de ejecución y la experiencia del proveedor.
• Competitividad: Todos los oferentes tienen las mismas oportunidades de presentar su propuesta, lo que fomenta la competencia justa y asegura que la entidad contratante pueda seleccionar la opción más adecuada.

LICITACIÓN PRIVADA

En las licitaciones privadas, las empresas contratantes tienen más libertad para seleccionar proveedores, ya sea por invitación directa o mediante convocatorias abiertas. Las licitaciones privadas no están sujetas a las mismas normas que las públicas, permitiendo una mayor flexibilidad y negociación en los términos y condiciones del contrato.

A diferencia de las licitaciones públicas, donde el proceso es bastante formal y está regido por leyes específicas, las licitaciones privadas se basan en la autonomía contractual de las partes. Están reguladas por el Código de Comercio, específicamente en los artículos 845 a 864, que definen las ofertas comerciales y las obligaciones de las partes en la fase precontractual.

• Selección directa: La empresa contratante tiene la libertad de invitar solo a los proveedores que considere adecuados, lo que le permite controlar quién participa en el proceso.
• Negociación y flexibilidad: A diferencia de las licitaciones públicas, donde los criterios suelen estar previamente definidos, en las licitaciones privadas hay espacio para la negociación de los términos del contrato, como el precio, los plazos o las condiciones de pago.
• Menor burocracia: Los procesos son generalmente más rápidos y menos burocráticos, lo que facilita la agilidad en la contratación.

3. Requisitos para participar en procesos licitatorios.

3.1 EN LICITACIONES PÚBLICAS. 

Para participar en una licitación pública en Colombia, las empresas deben cumplir con una serie de requisitos que garantizan su capacidad para ejecutar el contrato. Estos requisitos están diseñados para asegurar la transparencia y competencia justa entre los oferentes.

• Registro en el SECOP II: El proveedor debe estar registrado en el Sistema Electrónico de Contratación Pública (SECOP II), la plataforma oficial utilizada por las entidades estatales para gestionar todos los procesos de contratación pública. El SECOP II es esencial para la comunicación entre los oferentes y las entidades contratantes.

• Inscripción en la Cámara de Comercio y RUT: La empresa debe estar registrada en la Cámara de Comercio de Colombia y tener un Registro Único Tributario (RUT).

• Estar al día con los Parafiscales: Cumplir con las obligaciones fiscales, tales como pagos de seguridad social, o aportes a cajas de compensación. 

• Capacidad Financiera y Organizacional: Presentar estados financieros auditados y demostrar la capacidad técnica y organizacional para llevar a cabo el proyecto.

• Experiencia Previa: Aportar certificaciones de contratos previos o informes de desempeño que validen la experiencia en proyectos similares.

• Capacidad Jurídica: Las personas jurídicas deben presentar los documentos que acrediten su existencia y representación legal.

3.2 EN LICITACIONES PRIVADAS. 

En las licitaciones privadas, los requisitos varían según las necesidades de la empresa contratante, pero generalmente se sigue un proceso menos formal que el de las licitaciones públicas. A continuación, se describen los principales requisitos y pasos.

• Invitación a Participar: En una licitación privada, la empresa contratante puede optar por publicar una convocatoria abierta en medios de comunicación o invitar directamente a un grupo específico de proveedores. Este proceso busca obtener la mejor oferta posible a través de la competencia, pero de manera más controlada que en el sector público.
  Pliego de Condiciones:  El pliego de condiciones detalla los requisitos técnicos, financieros y jurídicos que los interesados deben cumplir para participar en la licitación. Este documento también incluye los criterios de evaluación y los términos del contrato. Al presentar una oferta, el oferente acepta las condiciones establecidas en el pliego.
  Capacidad Financiera y Técnica: Al igual que en las licitaciones públicas, los oferentes en una licitación privada deben demostrar su capacidad financiera y técnica para ejecutar el contrato. Esto puede incluir la presentación de estados financieros auditados y certificaciones de contratos anteriores.
  Cumplimiento Legal: Es esencial que los oferentes cumplan con todas las obligaciones fiscales y legales, como estar registrados en la Cámara de Comercio y estar al día con los pagos parafiscales, si es una empresa local.

*El Artículo 860 del Código de Comercio establece que el pliego de condiciones constituye una oferta contractual y que, una vez adjudicado el contrato al mejor postor, las demás ofertas serán desechadas.

• Presentación de Propuestas y Evaluación: Las propuestas serán evaluadas de acuerdo con los criterios establecidos en el pliego de condiciones. Estos criterios suelen incluir factores como calidad del producto o servicio, costo y cumplimiento técnico. La empresa contratante seleccionará la oferta más conveniente en términos de precio y calidad.

• Irrevocabilidad y Buena Fe (Artículo 863 del Código de Comercio): Una vez presentada una oferta, el oferente no puede retractarse de ella. Además, la empresa contratante debe actuar de buena fe en todo el proceso precontractual, cumpliendo con las condiciones acordadas.

4. Criterios de evaluación.

Los criterios de evaluación para participar en una licitación privada dependen de los términos establecidos por la empresa contratante en el pliego de condiciones. A continuación detallo los criterios más comunes que suelen aplicarse en estos procesos:

Capacidad Técnica

• Se evalúa la experiencia y las competencias técnicas del proveedor en proyectos o contratos similares. Las empresas deben demostrar que tienen el conocimiento y las herramientas necesarias para cumplir con los requisitos técnicos del proyecto. 

Para esto, se suele solicitar:

• Certificados de calidad.
• Documentación de proyectos anteriores o contratos ejecutados satisfactoriamente.
• Personal capacitado y con experiencia.
  

  Capacidad Financiera

• La solvencia financiera de la empresa es fundamental para asegurar que podrá cumplir con el contrato sin problemas. Esto se evalúa a través de la presentación de:
  • Estados financieros auditados.
  • Referencias bancarias.
    
    

    Propuesta Financiera

     

• Se evalúa el precio ofertado en comparación con los precios del mercado y las expectativas de la entidad contratante. El objetivo es seleccionar una oferta que sea competitiva pero que también cumpla con las exigencias de calidad. A menudo, el precio no es el único factor decisivo, pero sí es uno de los más relevantes.
  
  

  Cumplimiento de plazos

   

• El plazo de ejecución del proyecto o la entrega de bienes también es un criterio clave. Las empresas que puedan cumplir o incluso mejorar los plazos establecidos en el pliego de condiciones sin comprometer la calidad suelen tener una ventaja competitiva.
  
  

  Propuesta Técnica

   

• Se valora cómo la empresa aborda las necesidades del proyecto, su capacidad para adaptarse a las especificaciones técnicas y su capacidad para proporcionar soluciones efectivas. 

Los factores evaluados incluyen:

• Calidad técnica de los productos o servicios.
• Innovación y tecnología aplicada.
• Cumplimiento de normativas de seguridad y calidad.
  

  Reputación y cumplimiento anterior 

• Se puede evaluar la reputación de la empresa con base a su historial con otros proyectos similares, su cumplimiento de contratos anteriores, y su capacidad para resolver problemas y mantener relaciones contractuales satisfactorias. 

Esto incluye:

• Referencias de clientes anteriores.
• Revisión de quejas o sanciones previas.
• Cumplimiento legal y normativo.

5. Errores comunes y cómo evitarlos

A continuación, se describen los errores más comunes que las empresas suelen cometer al participar en licitaciones, junto con recomendaciones prácticas para evitarlos. Identificar estos problemas desde el principio es crucial para aumentar las probabilidades de éxito.

1. No Revisar Detenidamente el Pliego de Condiciones.

Muchas empresas cometen el error de no revisar totalmente el pliego de condiciones. En lugar de hacer una lectura detallada, pasan por alto aspectos técnicos o financieros específicos, lo que puede llevar a la descalificación inmediata. Este error puede ocurrir cuando se subestima la complejidad del proyecto o se delega la revisión a una sola persona sin experiencia en licitaciones.

¿Cómo evitar este error? 

Es fundamental asignar un equipo especializado dentro de la empresa para revisar el pliego a detalle. Este equipo debe incluir personal técnico, financiero y legal, asegurándose de que cada parte del pliego sea comprendida y cumplida. Además, la empresa debe preparar un checklist con los requisitos y cumplir con cada uno de ellos antes de presentar la propuesta.

Se recomienda realizar sesiones internas para discutir y aclarar dudas sobre el pliego de condiciones. Un equipo de personas enfocadas en esto, pueden ayudar a detectar requisitos o términos que, de otra manera, pasarían desapercibidos.

• Propuestas Genéricas. 

Enviar una propuesta genérica y poco personalizada es otro error frecuente. Las propuestas genéricas no muestran cómo la empresa comprende y puede resolver las necesidades específicas del proyecto o servicio solicitado. Este error ocurre a menudo cuando las empresas reutilizan plantillas de propuestas anteriores sin adaptarlas al contexto específico de la licitación actual.

¿Cómo evitar este error? 

Cada licitación tiene requisitos únicos, por lo que cada propuesta debe personalizarse completamente. Asegúrate de que la propuesta no solo cumpla con los requisitos técnicos y financieros, sino que también muestre cómo la empresa añade valor. Es importante demostrar un entendimiento profundo del proyecto y cómo la oferta presentada soluciona los problemas o satisface las necesidades del contratante.

Incluir ejemplos de proyectos anteriores, adaptando los casos de éxito a la situación específica del contrato en licitación. Asegúrate de mostrar claramente las ventajas competitivas que tu empresa ofrece.

• Errores en la documentación.

Presentar documentación incompleta, con errores o inconsistente es un problema habitual que puede llevar a la descalificación automática de la propuesta. Estos errores pueden surgir por la falta de control interno, la apresurada preparación de documentos o la mala comunicación entre los departamentos responsables.

¿Cómo evitar este error?

Es esencial implementar un proceso de revisión de documentos en varias etapas, donde cada documento se verifique antes de ser enviado. Crea otro checklist de toda la documentación necesaria (técnica, financiera, jurídica) y asegurarse de que los documentos estén actualizados y cumplan con los requisitos del pliego. Revisa cuidadosamente que los archivos finales enviados estén completos y correctos.

• Falta de Capacidad Financiera y Técnica.

No demostrar de manera convincente que la empresa cuenta con la capacidad financiera y técnica para ejecutar el contrato es otro error. Las entidades contratantes buscan proveedores que puedan demostrar solvencia financiera y la experiencia necesaria para ejecutar proyectos complejos. No cumplir con esto puede generar desconfianza en la capacidad de la empresa para completar el proyecto.

¿Cómo evitar este error? 

Incluir en la propuesta estados financieros auditados, así como referencias o certificaciones de proyectos previos que avalen la experiencia técnica de la empresa. También es recomendable incluir detalles sobre los recursos humanos y tecnológicos con los que cuenta la empresa para ejecutar el proyecto con éxito.

Si tu empresa es nueva o tiene poca experiencia en grandes proyectos, considera asociarte con empresas más consolidadas para mejorar tus credenciales técnicas y financieras. Las alianzas estratégicas son válidas, y pueden aumentar la credibilidad de tu propuesta.

• No Cumplir con los Plazos.

Presentar la propuesta fuera del plazo estipulado es una razón inmediata para la descalificación. La gestión inadecuada del tiempo o la falta de una planificación adecuada puede hacer que la empresa no cumpla con las fechas límite, lo que implica la desestimación automática de la oferta.

¿Cómo evitar este error? 

Es fundamental planificar con anticipación y utilizar herramientas de gestión de proyectos o sistemas de alerta que notifiquen las fechas clave. Esto permite coordinar de manera eficiente a los diferentes equipos encargados de la preparación de la propuesta y asegurar que todo esté listo antes del plazo final.

Presenta la propuesta con antelación, sin esperar al último momento, para evitar problemas que surjan a última hora, como dificultades al cargar documentos en plataformas electrónicas. 

• Subestimar la Competencia

Subestimar a la competencia es otro error que puede llevar a una propuesta poco competitiva en términos de precio, calidad o innovación. Algunas empresas se confían demasiado en sus capacidades y no investigan quiénes son los otros oferentes ni qué están ofreciendo para el proyecto. 

¿Cómo evitar este error?

Antes de presentar la oferta, realiza una investigación de mercado sobre la competencia, sus fortalezas y debilidades. Adapta tu propuesta para superar los puntos fuertes de tus competidores y enfatiza los valores diferenciales que ofrece tu empresa.