¿Qué es una auditoría especializada UGPP y para qué sirve?
La auditoría especializada UGPP es un proceso de revisión exhaustiva del cumplimiento de las obligaciones en materia de seguridad social y parafiscales de una empresa. Su principal objetivo es identificar riesgos, corregir inconsistencias y garantizar el cumplimiento normativo antes de que la Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales (UGPP) inicie un proceso de fiscalización.
Este tipo de auditoría es clave para mitigar riesgos financieros, evitar sanciones y asegurar que la empresa cumpla con la normativa vigente en cuanto a aportes a la seguridad social. También permite generar confianza en las relaciones laborales y con entidades de control.
Diferencias entre una auditoría preventiva y una fiscalización
- Auditoría preventiva: Proceso voluntario en el que la empresa revisa sus aportes a seguridad social y parafiscales para identificar y corregir inconsistencias antes de una posible fiscalización.
- Fiscalización UGPP: Procedimiento obligatorio iniciado por la UGPP cuando detecta posibles inconsistencias. Si encuentra irregularidades, puede imponer sanciones y multas.
Sectores más afectados o fiscalizados por la UGPP:
Los sectores con mayor incidencia de fiscalización por parte de la UGPP incluyen:
- Construcción y obras civiles: Debido al alto volumen de contratistas independientes.
- Tecnología y servicios digitales: Por la frecuente tercerización de servicios.
- Salud: Por la diversidad de modelos de contratación del personal.
- Financiero: Por la complejidad en la estructura salarial y bonificaciones.
- Comercio y manufactura: Por el alto número de empleados temporales y prácticas de subcontratación.
¿Cómo BP Lawyers lleva a cabo una auditoría especializada UGPP?
BP Lawyers ha desarrollado un proceso estructurado para realizar auditorías preventivas UGPP, brindando a sus clientes un análisis riguroso y recomendaciones estratégicas.
- Procedimiento:
Requerimiento de información: Solicitud formal de la información contable, planillas de aportes a seguridad social, nómina y contratos de trabajo. - Diagnóstico inicial:
Análisis de la información contable, planillas de aportes a seguridad social, nómina y contratos de trabajo. - Evaluación de cumplimiento:
Comparación entre los aportes realizados al sistema de seguridad social con la normativa que regula el correcto y oportuno pago de aportes parafiscales. - Identificación de riesgos:
Detección de inconsistencias y cálculo del impacto financiero. - Presentación de informe:
Documento a través del cual se identifican los hallazgos asociados con omisión, inexactitud o mora en el pago de aportes a seguridad social; determinación del riesgo jurídico patrimonial y probabilidad de sanciones. - Plan de corrección:
Estrategia para regular el correcto y oportuno para de aportes al sistema de seguridad social. - Capacitación y seguimiento: Sensibilización de los equipos internos para evitar futuros incumplimientos.
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¿Cómo funciona una fiscalización de la UGPP?
Cuando la UGPP inicia una fiscalización, sigue un proceso estructurado:
- Notificación de requerimiento: La UGPP mediante documento oficial, solicita información sobre asociada con la nómina, planilla de aportes al sistema de seguridad social y contable. Dicha información debe ser enviada a través de un aplicativo específico y en los modelos exigidos por la normatividad interna de dicha entidad.
- Revisión documental: Fase en la que se verifica el correcto y oportuno pago de aportes a seguridad social de conformidad con la legislación vigente.
- Liquidación Oficial: Documento a través del cual se identifican las inconsistencias asociadas con omisión, mora o inexactitud en el pago de aportes al sistema de seguridad social. Se detalla el valor y sanción que debe pagar el sujeto objeto del proceso de fiscalización.
- Cobro coactivo: Si la empresa no paga las sanciones, la UGPP puede iniciar un proceso de cobro forzoso, en el que se puede decretar, el embargo de cuentas, activos o bienes inmuebles de la personal natural o jurídica.
Tipos de hallazgos más comunes y cómo corregirlos
Los errores más frecuentes incluyen:
- Omisión de conceptos salariales: No incluir ciertos conceptos salariales en la nómina y aportes de los trabajadores.
- Errores en la clasificación laboral: Identificar erróneamente empleados como contratistas.
- Inexactitud en el pago de aportes: Pagos incompletos en la seguridad social.
- Errores en la liquidación de prestaciones sociales: Cálculos incorrectos que afectan la seguridad social de los empleados.
Estrategias de corrección:
- Implementar auditorías periódicas.
- Ajustar contratos y esquemas de remuneración.
- Utilizar sistemas actualizados de gestión de nómina.
- Capacitar al personal de nómina en la normativa vigente.
Multas y sanciones que impone la UGPP
Las sanciones más comunes incluyen:
- Multas por inexactitud en los aportes: Entre el 5% y el 200% del valor omitido.
- Intereses moratorios: Aplicados sobre los valores no pagados a tiempo.
- Proceso sancionatorio por no entrega de información: Si la empresa no entrega la información requerida, se inicia un proceso sancionatorio que puede imponer multas hasta por 15.000 UVT.
- Multas por evasión o elusión: En casos donde se demuestre una intención de evitar el pago de aportes.
CASOS DE ÉXITO: Empresas que evitaron sanciones por una auditoría preventiva
BP Lawyers ha asesorado a múltiples empresas, evitando sanciones significativas. Por ejemplo, una empresa del sector tecnológico pudo corregir errores en la liquidación de aportes al sistema de seguridad social antes de recibir un requerimiento oficial, evitando multas superiores a $200 millones. Otro caso relevante fue el de una compañía de construcción que ajustó sus pagos de seguridad social tras una auditoría interna, evitando una sanción de más de $ 569 millones (aportes a seguridad social dejados de cancelar + intereses moratorios + valor de la sanción).
Cifras y estadísticas claves que debe conocer
Empresas más fiscalizadas: Construcción, salud, tecnología, financiero, comercio y manufactura.
Montos promedio de sanciones:
- PYMES: Entre $50 y $300 millones.
- Grandes empresas: Multas superiores a $2.000 millones.
- Incremento de fiscalizaciones: En los últimos 5 años, la UGPP ha aumentado un 35% las investigaciones en el sector privado.
Recomendaciones:
- Realizar revisiones periódicas de nómina y seguridad social.
- Contar con asesoría especializada para evitar riesgos.
- Capacitar a los equipos de talento humano en normativas UGPP.
- Adoptar herramientas tecnológicas que automaticen el control de pagos y aportes.
La auditoría especializada UGPP es una herramienta clave para mitigar riesgos financieros y evitar sanciones. Mantener un control riguroso sobre los aportes y realizar auditorías periódicas son estrategias fundamentales para garantizar el cumplimiento normativo.
