Cómo evitar las multas y sanciones que impone la UGPP
La Unidad de Gestión Pensional y Parafiscal (UGPP) es la entidad pública encargada de verificar el correcto cumplimiento de las obligaciones en seguridad social y parafiscales en Colombia.; su objetivo es garantizar que las empresas realicen los aportes conforme a la ley, evitando de esta manera la omisión o inexactitud en el pago de parafiscales. Como resultado de esta función de inspección, vigilancia y control, las Empresas se ven enfrentadas a sanciones debido a errores en la gestión de sus aportes, bien sea por desconocimiento de la normatividad laboral, la falta de capacitación de su equipo de nómina, o la desatención en tan importante obligación legal.
BP Lawyers con el fin de evitar que las Empresas se vean expuestas a las sanciones que impone el marco normativo parafiscal (reliquidación de aportes – pago de intereses – multas – embargos – secuestro y remate), ha desarrollado la auditoría preventiva especializada UGPP, como una herramienta clave dentro de la planeación laboral.
Principales multas impuestas por la UGPP
Las sanciones impuestas por la UGPP pueden variar dependiendo de la infracción cometida. Algunas de las más comunes son:
- Multas por inexactitud en la información: Se imponen cuando la empresa suministra datos erróneos que afectan el cálculo de los aportes, lo que puede resultar en sanciones del 35% al 200% del monto de la diferencia detectada.
- Multas por mora en el pago de aportes: Cuando los pagos no se realizan en los plazos establecidos, la empresa incurre en intereses de mora y sanciones adicionales.
- Multas por omisión de aportes: La falta de pago total o parcial de los aportes a la seguridad social conlleva sanciones que pueden llegar al 100% del valor omitido.
- Sanciones por no atender requerimientos: El incumplimiento de requerimientos de información por parte de la UGPP puede generar multas de hasta 15.000 UVT.
Si busca protección constante ante cualquier requerimiento UGPP, escríbanos en WhatsApp o llámenos
Estrategias para evitar sanciones:
Para evitar ser objeto de multas por parte de la UGPP, las empresas deben adoptar una serie de buenas prácticas que garanticen el cumplimiento normativo y la correcta administración de sus obligaciones laborales. Algunas estrategias efectivas incluyen:
Auditoría preventiva especializada UGPP
Una auditoría preventivaespecializada UGPP es esencial para detectar posibles inconsistencias en la gestión de los aporte. Esta auditoría evalúa cómo la empresa está calculando y reportando sus obligaciones, permitiendo corregir errores antes de que la UGPP realice una inspección a través de un proceso de fiscalización. Con esta herramienta se eliminan riesgos jurídico-patrimoniales y se evitan multas por parte de dicha entidad.
Automatización de procesos
Contar con herramientas tecnológicas para la gestión de la nómina y los aportes a seguridad social reduce significativamente el riesgo de errores humanos. La automatización también permite un mejor control de los plazos de pago y la generación de reportes precisos.
Revisión periódica de la documentación
Es fundamental realizar auditorías internas periódicas para verificar que toda la información relativa a la contratación de empleados, pagos y aportes esté actualizada y en conformidad con la normativa vigente.
Capacitar a los responsables de la gestión laboral
El personal encargado de los procesos de nómina y gestión de seguridad social debe estar en constante capacitación para mantenerse al día con los cambios normativos y las mejores prácticas en el cumplimiento de la legislación.
Establecer un calendario de cumplimiento
Crear un cronograma con fechas límite para el pago de aportes y presentación de informes permite a la empresa anticiparse a posibles retrasos y evitar sanciones innecesarias.
Evaluar las nuevas disposiciones legales
Las normas relacionadas con la seguridad social y los aportes parafiscales suelen cambiar con frecuencia. Estar atento a nuevas regulaciones y su implementación en la empresa es vital para el cumplimiento efectivo.
Beneficios de una buena planeación laboral:
La adopción de una estrategia proactiva en el cumplimiento de las obligaciones laborales no solo ayuda a evitar sanciones, sino que también brinda una serie de beneficios para la empresa:
- Evita pérdidas financieras: Prevenir sanciones ahorra costos innecesarios.
- Mejora la reputación empresarial: Una empresa que cumple con la normativa proyecta una imagen de responsabilidad y compromiso.
- Facilita el crecimiento organizacional: El cumplimiento eficiente permite a la empresa enfocarse en su crecimiento sin riesgos legales.
Las multas impuestas por la UGPP pueden representar un gran reto para las empresas en Colombia, tan sólo en el año 2023 dicha entidad impuso multas por valor de $ 298.355.454.323. Una correcta planeación laboral y el acompañamiento de una auditoría preventiva especializada UGPP, es posible garantizar el cumplimiento normativo y proteger la estabilidad financiera del negocio. Implementar controles adecuados y capacitar al personal son claves para evitar riesgos y construir una cultura de cumplimiento.
