Cómo prepararse para una fiscalización de la UGPP
En el entorno empresarial colombiano, la Unidad de Gestión Pensional y Parafiscal (UGPP) ha intensificado sus esfuerzos para garantizar el cumplimiento de las obligaciones en materia de seguridad social y contribuciones parafiscales. Las empresas que no estén preparadas para una fiscalización podrían enfrentarse a sanciones económicas significativas y perjuicios reputacionales. Contar con una auditoría especializada UGPP no solo es una necesidad, sino una estrategia clave para mitigar riesgos y asegurar el cumplimiento normativo.
¿Qué es la fiscalización de la UGPP?
La UGPP es la entidad encargada de verificar que empleadores y contribuyentes cumplan con sus aportes al Sistema de Seguridad Social y Parafiscales (Pensiones, salud, riesgos laborales, SENA, ICBF y Cajas de Compensación Familiar). Su labor de fiscalización implica la revisión detallada de la información asociada con la nómina, planilla de aportes, contable y financiera de las empresas, asegurándose de que los aportes sean realizados de manera correcta y oportuna.
Criterios que la UGPP evalúa en una inspección
Durante una auditoría de la UGPP, se analizan diversos aspectos de la organización, entre los que se incluyen:
- Saldos y conciliaciones contables: Se verifica que los aportes estén correctamente registrados en la contabilidad de la empresa.
- Liquidaciones de nómina: Se comprueba la correcta aplicación de los factores salariales y no salariales en los pagos a los empleados.
- Contratos laborales y de prestación de servicios: Se revisa la clasificación correcta de los trabajadores, evitando inconsistencias que puedan generar evasiones.
- Pagos realizados: Se analiza la coherencia entre los reportes de pagos y las obligaciones declaradas ante las entidades de seguridad social.
- Historial de correcciones: La UGPP revisa si la empresa ha tenido que realizar correcciones en periodos anteriores, lo que puede indicar problemas recurrentes.
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Cómo prepararse para una inspección de la UGPP
Prepararse para una inspección de la UGPP requiere una planificación cuidadosa y una gestión proactiva de la información. A continuación, se presentan algunas recomendaciones clave:
- Realizar una auditoría preventiva especializada UGPP
Contar con una auditoría especializada UGPP permite identificar posibles riesgos y corregir inconsistencias antes de una inspección oficial. Esta auditoría debe incluir una revisión minuciosa de la información laboral-nómina, contable y financiera, garantizando la adecuada aplicación de la normatividad vigente.
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Implementar controles internos robustos
Es fundamental contar con procedimientos claros y efectivos para la gestión de la nómina, la liquidación de aportes y la administración de contratos. Los controles internos permiten detectar errores de manera oportuna y corregirlos antes de que se conviertan en problemas mayores. -
Capacitar al personal
El equipo encargado de la gestión de seguridad social y parafiscales debe estar plenamente capacitado en las normativas que rigen estas obligaciones. Una adecuada formación permite minimizar errores involuntarios que podrían derivar en sanciones. -
Mantener una documentación organizada
Mantener al día los documentos laborales, soportes de pago y registros contables facilita la presentación de pruebas en caso de requerimientos. -
Conocer el proceso técnico de envío de información.
La UGPP a través de un primer contacto solicita información detallada y organizada sobre los aportes y liquidaciones. La atención de esta solicitud debe realizarse de manera detallada y técnica, tal y como lo establece la Resolución 858 de 2021 (Por medio de la cual se fija el contenido y características técnicas que debe cumplir la información solicitada por la UGPP en el marco de un proceso de fiscalización). No realizarla en dichos términos, da lugar al inicio de un proceso sancionatorios por el no envío de información, el envío incompleto o de manera extemporánea. -
Realizar simulaciones de fiscalización
Anticiparse a una inspección realizando simulaciones permite identificar debilidades en los procesos y corregirlas a tiempo. Estas simulaciones ayudan a la empresa a estar lista para responder de manera efectiva ante cualquier requerimiento.
Consecuencias de no preparar su empresa correctamente:
No contar con una auditoría especializada UGPP y una adecuada preparación para una inspección puede derivar en:
- Multas y sanciones: La UGPP tiene la facultad de imponer sanciones económicas por omisiones o inexactitudes, así como, por el no envó de información, envío incompleto o de manera extemporánea.
- Reprocesos administrativos: La empresa tendrá que destinar recursos adicionales para subsanar los hallazgos de la entidad.
- Impacto reputacional: La publicación de incumplimientos puede afectar la confianza de clientes y socios comerciales.
Conclusión
La fiscalización de la UGPP es un proceso riguroso que requiere un cumplimiento estricto de la normativa laboral y parafiscal. Prepararse de manera adecuada con una auditoría preventiva especializada UGPP, la implementación de controles internos y una gestión documental eficiente son acciones clave para enfrentar con éxito una inspección. No se trata solo de evitar sanciones, sino de garantizar la sostenibilidad y reputación de la empresa a largo plazo.
