¿Cuáles son los errores más comunes que cometen las empresas al presentar una licitación en Colombia?
Entrar en el mundo de las licitaciones en Colombia puede ser una oportunidad invaluable para expandir el alcance de su empresa y acceder a contratos públicos. Sin embargo, muchas empresas, incluso aquellas con amplia experiencia, tropiezan con errores comunes que pueden costarles no solo la adjudicación del contrato, sino también su reputación frente a entidades públicas y privadas. Evitar estos errores puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso en un proceso licitatorio. A continuación, desglosamos los errores más frecuentes y cómo evitarlos para que su empresa esté preparada para ganar.
1. Falta de planeación estratégica
Un error recurrente es no preparar con anticipación todos los aspectos que conlleva presentar una licitación, muchas empresas subestiman el tiempo necesario para recopilar la documentación, preparar las propuestas técnicas y ajustar los presupuestos, este enfoque improvisado no solo incrementa el riesgo de errores en el proceso, sino que también puede proyectar una imagen de falta de profesionalismo ante los evaluadores.
Recomendación:
Diseñe un cronograma detallado que incluya la revisión de los pliegos de condiciones, la asignación de responsabilidades en el equipo y tiempos específicos para cumplir con cada etapa del proceso.
2. Desconocimiento de los pliegos de condiciones
Los pliegos de condiciones son la base de cualquier licitación. Sin embargo, muchas empresas los interpretan de forma superficial o asumen que pueden omitir ciertos requisitos, esto puede llevar a incumplimientos graves, como la presentación de documentación incompleta o propuestas que no cumplen con los criterios técnicos.
Recomendación:
Analice minuciosamente los pliegos de condiciones con su equipo legal y técnico, esto asegurará que la propuesta cumpla con todos los requisitos exigidos, aumentando sus posibilidades de éxito.
3. Falta de experiencia documentada
No presentar de manera clara y estructurada la experiencia de la empresa en proyectos similares, algunas empresas no incluyen certificaciones, referencias o soportes que demuestren su capacidad técnica y operativa, lo que puede ser determinante para los evaluadores.
Recomendación:
Prepare un portafolio con ejemplos de proyectos exitosos que sean relevantes para la licitación, destacando los resultados obtenidos, esto generará confianza en su capacidad de ejecución.
4. Errores en la propuesta económica
La propuesta económica es uno de los pilares más críticos de una licitación. Errores en cálculos, presupuestos inflados o subvalorados y falta de coherencia con los requerimientos del proyecto son problemas recurrentes que llevan al rechazo de propuestas.
Recomendación:
Utilice herramientas especializadas para calcular costos y asegúrese de que su propuesta económica sea competitiva y realista, revise cada detalle con su equipo financiero para garantizar la precisión.
5. No Cumplir con las normas de contratación pública
El desconocimiento de las normativas colombianas en materia de contratación pública puede llevar a inhabilitaciones o sanciones, este problema es especialmente común en empresas que se enfrentan a licitaciones por primera vez.
Recomendación:
Trabaje con abogados corporativos especializados en contratación pública para asegurarse de cumplir con todas las normativas vigentes, esto no solo evitará sanciones, sino que también fortalecerá su propuesta.
6. Falta de originalidad y propuesta de valor
Presentar propuestas que son técnicamente correctas, pero que carecen de un factor diferenciador o que solo cumplen con los requisitos mínimos y que no aportan innovación o valor agregado, puede ser un factor diferenciador ante los evaluadores.
Recomendación:
Incluya en su propuesta ideas que destaquen cómo su empresa puede aportar soluciones más eficientes, sostenibles o innovadoras que las de la competencia.
7. Falta de coordinación interna
En muchos casos, las empresas enfrentan problemas de comunicación interna durante el proceso de licitación, esto puede resultar en inconsistencias en la documentación o en propuestas mal estructuradas.
Recomendación:
Designe un líder de proyecto que coordine todos los esfuerzos del equipo y se asegure de que cada área cumpla con sus responsabilidades en el plazo establecido.
8. Ignorar el seguimiento posterior
Un error menos evidente, pero igualmente perjudicial, es no realizar un seguimiento adecuado después de presentar la propuesta. Esto incluye responder oportunamente a aclaraciones solicitadas por la entidad contratante y estar atento a los resultados.
Recomendación:
Esté preparado para resolver dudas o ajustar documentos según lo requiera la entidad, este nivel de compromiso demuestra profesionalismo y seriedad.
Conclusión: Preparación y asesoría, claves del éxito
Evitar estos errores comunes no solo requiere un enfoque estratégico y detallado, sino también contar con el respaldo adecuado. Una asesoría legal puede ser el aliado ideal para asegurar el cumplimiento de los requisitos y maximizar sus posibilidades de éxito.
En BP Lawyers, entendemos los desafíos que enfrentan las empresas en procesos de licitación, con nuestra experiencia, estamos listos para brindarle la asesoría necesaria para que su empresa se destaque y gane. ¿Está listo para llevar su estrategia de licitaciones al siguiente nivel? Contáctenos y prepárese para marcar la diferencia.
