Una Secretaría General bien estructurada no solo optimiza la organización y accesibilidad de la información, sino que también facilita el cumplimiento de las regulaciones legales y normativas vigentes, protegiendo a la empresa de posibles sanciones y conflictos legales.
En Colombia, el marco regulatorio es extenso y abarca múltiples aspectos, desde las leyes comerciales hasta las normativas de protección de datos, por lo cual, es crucial mantenerse actualizado sobre toda la normatividad aplicable y asegurarse de que la empresa cumpla con ellas. Así mismo, esto abarca regulaciones comerciales y financieras que aseguran que las prácticas empresariales estén en línea con las normativas de entidades como la Superintendencia de Sociedades y la Superintendencia Financiera.
En esencia, una Secretaría General adecuada fortalece la gobernanza corporativa, respalda la toma de decisiones estratégicas y ayuda a mantener la integridad y la reputación de la empresa en un entorno regulatorio complejo.
¿Cómo podemos garantizar una correcta gestión en la Secretaría General?
En este artículo, exploraremos las estrategias y prácticas clave que te permitirán asegurar una gestión eficaz, transparente y conforme a las normativas vigentes.
- Correcta elaboración de Documentos Corporativos
La correcta elaboración de documentos es fundamental para garantizar que se cumplan las obligaciones legales y se mantenga un registro claro y preciso de las decisiones corporativas. Entre los documentos más importantes que maneja la Secretaría General se encuentran:
- Actas de Juntas Directivas o Asamblea de Accionistas: Estas actas documentan las decisiones y discusiones de las juntas directivas y asamblea de accionistas y en general las reuniones de los órganos de gobierno de la empresa. Estas actas deben reflejar fielmente los acuerdos alcanzados, los asistentes, y cualquier resolución o acción a seguir.
- Contratos: La elaboración de contratos bien estructurados es esencial para definir claramente las obligaciones y derechos de las partes involucradas. Los contratos deben ser precisos, estar bien redactados y cumplir con la legislación vigente para prevenir disputas y asegurar la protección legal.
- Acuerdos y Resoluciones: Los acuerdos internos y resoluciones adoptadas por la empresa, como cambios en la estructura organizativa o nuevas políticas, deben ser documentados de manera clara y accesible.
- Adecuado manejo del archivo y organización de documentos
Una gestión documental eficiente requiere no solo una correcta elaboración de documentos, sino también su adecuada organización y archivo. Esto incluye:
- Sistema Efectivo de Archivo Digital y Físico: Las empresas deben implementar un sistema robusto de archivo, tanto digital como físico, que permita el fácil acceso y recuperación de documentos. La digitalización de documentos es particularmente importante para facilitar la búsqueda y el manejo seguro de información.
- Clasificación y Catalogación: Los documentos deben estar clasificados y catalogados de acuerdo con su tipo y relevancia. Esto incluye el uso de categorías estandarizadas y sistemas de numeración para una rápida identificación y acceso.
- Control de Acceso y Seguridad: La confidencialidad y seguridad de los documentos son esenciales, por lo cual, las empresas deben establecer controles de acceso para garantizar que solo personal autorizado pueda consultar o modificar documentos sensibles.
- Cumplimiento con las Regulaciones y Auditorías
Una gestión documental eficaz es esencial para el cumplimiento normativo y para enfrentar auditorías internas y externas. Los registros bien mantenidos permiten:
- Preparación para Auditorías: Facilitar la preparación para auditorías, ya que tener todos los documentos bien organizados y accesibles reduce el tiempo de preparación y minimiza el riesgo de no cumplir con los requisitos regulatorios.
- Cumplimiento Legal: Asegurar que todos los documentos cumplan con las normativas vigentes y que se mantengan durante el tiempo requerido por la ley. Esto incluye cumplir con los plazos de conservación de documentos y las normas específicas para distintos tipos de registros.
- Mejora Continua
Finalmente, se debe propender por estar en constante búsqueda de mejoras en los procesos de gestión documental. Esto implica revisar y actualizar regularmente los procedimientos de gestión documental para adaptarse a cambios en la legislación y en las necesidades corporativas, brindando de manera paralela una formación continua al personal en las mejores prácticas de gestión documental y en el uso de herramientas y nuevas tecnologías.
En conclusión, el implementar prácticas sólidas para la gestión documental y mantener una vigilancia constante sobre las regulaciones, esta unidad no solo protege a la empresa de riesgos legales, sino que también facilita la toma de decisiones y fortalece su posición en el mercado.
