La UGPP en Colombia: Funciones, normatividad y sanciones
En Colombia, cumplir con las obligaciones laborales y parafiscales es más que una responsabilidad, es una necesidad para proteger la estabilidad financiera, dar cumplimiento al marco normativo y proteger la reputación de las Empresas. La Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales (UGPP) juega un papel crucial en este escenario, siendo la entidad encargada de supervisar y garantizar que los Empleadores (Personas Jurídicas y Naturales) e Independientes cumplan con el correcto y oportuno pago de aportes al Sistema de Seguridad Social. Sin embargo, no entender el alcance y las normativas de la UGPP puede llevar a sanciones significativas. Por eso, contar con una asesoría laboral y una auditoría preventiva especializada UGPP no es solo recomendable, sino esencial para evitar riesgos innecesarios.
¿Qué es la UGPP y cuál es su función?
La UGPP (Unidad de Gestión de Pensiones y Parafiscales) es una entidad adscrita al Ministerio de Hacienda y Crédito Público que se encarga de verificar el cumplimiento de las obligaciones de los empleadores relacionadas con aportes al sistema de seguridad social y parafiscales. Estas obligaciones incluyen contribuciones a pensiones, salud, riesgos laborales, cajas de compensación familiar, SENA e ICBF.
Su función principal es garantizar que tanto empleadores como trabajadores independientes cumplan con lo establecido en la normatividad colombiana, velando por la sostenibilidad del sistema de protección social en el país. Además, la UGPP cuenta con facultades para realizar auditorías, imponer sanciones y generar procesos de cobro coactivo en caso de incumplimientos.
Normatividad que rige a la UGPP
La UGPP tiene como base legal la Ley 1151 de 2007, que dio origen a su creación. Posteriormente, el Decreto 3677 de 2011 reglamentó su funcionamiento.
Además de estas, se han proferido, entre otras, las siguientes:
- Ley 1607 de 2012: Estableció la responsabilidad de la UGPP para determinar y sancionar inconsistencias en los aportes al sistema de seguridad social.
- Ley 1562 de 2012: Cotización de independientes al sistema de riesgos laborales.
- Decreto 3048 de 2013: Reguló el proceso de fiscalización que realiza la UGPP, incluyendo las etapas de verificación, requerimiento, sanción y cobro.
- Ley 1819 de 2016: Introdujo modificaciones importantes relacionadas con la metodología para calcular sanciones e intereses derivados de incumplimientos.
- Ley 1955 de 2019. Define cotización de independientes.
- Resolución 532 de 2024. Define esquema de presunción de costos de trabajadores por cuenta propia, contratos diferentes a prestación de servicios y para independientes actividades económica, transporte público, automotor por carretera.
La normativa exige que los empleadores registren, declaren y paguen correctamente sus aportes, lo que implica que cualquier error, omisión o pago insuficiente puede derivar en sanciones económicas.
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¿Cómo funciona el proceso de fiscalización de la UGPP?
El proceso de fiscalización de la UGPP consta de varias etapas:
- Revisión de información: La UGPP analiza las declaraciones realizadas por la empresa y las compara con la información reportada en otras entidades, como Colpensiones, EPS, Operadores de aportes a seguridad social, entidades financieras.
- Requerimiento de información: Si se detectan inconsistencias, la UGPP solicita a la empresa información adicional o documentos que aclaren la situación. Si no se entrega información de manera correcta, se impone sanción.
- Determinación de obligaciones: En caso de que persistan las irregularidades, se emite un requerimiento con las obligaciones a subsanar y se establece un plazo para corregirlas.
- Liquidación Oficial: Si la empresa no responde o no corrige las inconsistencias, o no es se reciben los argumentos del aportante, la UGPP puede imponer sanciones económicas que incluyen pago de aportes (inexactitud y/o mora) intereses moratorios y multas.
- Cobro coactivo: Finalmente, si la empresa no cumple con el pago de las obligaciones y sanciones, la UGPP puede iniciar un proceso de cobro coactivo que va desde el embargo de cuentas bancarias y activos, hasta el embargo y remate de bienes inmuebles.
Sanciones que puede imponer la UGPP
Las sanciones impuestas por la UGPP pueden ser significativas y afectar gravemente la estabilidad financiera de las empresas. Estas incluyen:
- Multas: Hasta el 60% de la diferencia entre lo pagado y lo adeudado por concepto de aportes.
- Intereses moratorios: Calculados con base en la tasa de usura vigente.
- Sanciones por no responder requerimientos: Multas adicionales por no atender las solicitudes de información dentro de los plazos establecidos.
Es importante señalar que estas sanciones pueden acumularse, lo que incrementa considerablemente el monto total a pagar.
Dado el rigor de los procesos de fiscalización, las empresas deben prepararse con anticipación. Una auditoría preventiva especializada UGPP permite identificar posibles riesgos y corregir inconsistencias antes de que sean detectadas por la entidad.
Entre los beneficios de realizar una auditoría especializada UGPP están:
- Identificación de errores en la liquidación de aportes parafiscales.
- Verificación de la información reportada en PILA (Planilla Integrada de Liquidación de Aportes).
- Prevención de sanciones mediante la corrección oportuna de inconsistencias.
- Asesoramiento para cumplir con los requerimientos normativos de manera eficiente.
- Cómo puede ayudar la asesoría laboral frente a la UGPP.
La UGPP representa un desafío para las empresas que no tienen claridad sobre sus obligaciones parafiscales. Sin embargo, con una asesoría laboral adecuada y una auditoría especializada UGPP, es posible no solo cumplir con las exigencias legales, sino también evitar sanciones que puedan afectar la estabilidad del negocio.
En BP Lawyers, estamos comprometidos con ayudar a las empresas a enfrentar estos retos, brindando un acompañamiento integral que garantice el cumplimiento normativo y la protección de su empresa. No deje la tranquilidad de su negocio en manos del azar; prepárese hoy mismo con el respaldo de expertos.
