La UGPP: Protegiendo su Empresa Frente a la Entidad con Mayor Capacidad Sancionatoria

¿Qué es y cuál es la función de la UGPP?

Como se mencionó, la UGPP verifica el cumplimiento de las obligaciones de los empleadores en relación con el pago de aportes al sistema de seguridad social y parafiscales. El sistema de seguridad social incluye fondos de pensiones, EPS (Entidades Promotoras de Salud) y ARL (Administradoras de Riesgos Laborales). El sistema parafiscal abarca las cajas de compensación familiar, el SENA (Servicio Nacional de Aprendizaje) y el ICBF (Instituto Colombiano de Bienestar Familiar).

Aunque otras entidades del sistema de seguridad social también vigilan el pago de aportes, la UGPP, a través de su Subdirección de Parafiscales, centraliza el proceso de fiscalización y sanciona a empleadores (personas naturales o jurídicas) que no realicen el pago correcto y oportuno de estos aportes.

¿Por qué y cómo llega la UGPP a su empresa?

La UGPP tiene una función fiscalizadora y sancionadora. Conoce de posibles incumplimientos a través de varios mecanismos:

1. Cruces de información con la DIAN: La DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales) identifica inconsistencias en las declaraciones tributarias de las empresas, especialmente en los costos y gastos asociados a la nómina. Si un gasto no está justificado o hay objeciones, la DIAN puede alertar a la UGPP sobre un posible pago incorrecto o inoportuno de aportes.
2. Alertas de entidades del sistema de seguridad social: EPS, fondos de pensiones y ARL, al realizar procesos de cobro coactivo a empresas o personas naturales que emplean trabajadores, pueden identificar pagos incorrectos o inoportunos y notificar a la UGPP para que inicie su función fiscalizadora.
3. Planeación interna y gestión de bases de datos: La UGPP también define internamente su planeación y política de fiscalización, llegando a sectores económicos específicos. Gestiona información de bases de datos públicas como la Cámara de Comercio y la DIAN para decidir a qué empresas fiscalizar anualmente.

¿Qué hacer si su empresa recibe un llamado de la UGPP?

Generalmente, el primer contacto de la UGPP es a través de un requerimiento de información, un acto administrativo solicitando información específica para revisar el pago de aportes. Ocasionalmente, antes de esto, puede llegar una «acción persuasiva», una alerta inicial para que el empleador revise y corrija internamente sus pagos. Si se corrige, la UGPP podría sacarlo de su radar de fiscalización.

Cuando llega un requerimiento de información, la UGPP solicita la nómina (especialmente la nómina electrónica bajo la regulación actual) y balances auxiliares contables de los últimos tres años. Es crucial saber que la UGPP tiene la facultad de fiscalizar y sancionar los últimos cinco años, ya que, después de este período, opera la caducidad para el cobro de aportes.

Ante un requerimiento, las acciones clave son:

1. Revisar detalladamente la información antes de enviarla: La información debe ser preparada estratégicamente para detectar riesgos de sanción u omisiones/inexactitudes que la UGPP pueda evidenciar.
2. Verificar la información en los registros de la empresa: Se recomienda generar mesas de trabajo o un comité técnico para que áreas como nómina, contabilidad y gerencia validen que la información a enviar sea real y correcta.
3. Preparar la documentación necesaria: Es un proceso administrativo que requiere seguir una guía específica de la UGPP para cargar la información en su plataforma, que tiene un sistema de gestión documental robusto.
4. Responder dentro de los plazos establecidos: No enviar la información o enviarla de manera incompleta/parcial dentro del término genera un proceso sancionatorio paralelo por no suministro de información, con alto riesgo de sanción.
5. Contar con asesoría profesional: El proceso de fiscalización es particular y requiere soporte técnico para evitar errores y sanciones.

Una vez enviada la información, la UGPP la analiza y la cruza con diversas bases de datos nacionales (DIAN, entidades de seguridad social) para validar el cumplimiento.

Causas de Sanciones impuestas por la UGPP

Si la UGPP detecta pagos erróneos, lo notificará en un documento llamado «Procedimiento para Declarar y Corregir». Las sanciones más comunes son por:

• Multa por inexactitud: Ocurre cuando el empleador paga seguridad social, pero sobre un Ingreso Base de Cotización (IBC) incorrecto. Por ejemplo, si un trabajador gana $2 millones pero se aporta sobre $1.8 millones.
• Multa por mora: Se presenta cuando las empresas se atrasan en el pago de las planillas de aportes a seguridad social, ya sea por errores administrativos, liquidaciones empresariales, u otras razones no justificadas.
• Multa por omisión: Implica el no pago de aportes a la seguridad social, a menudo por errores en el reporte de novedades (como la de retiro de un trabajador) o la falta total de afiliación de un colaborador. Para el sistema, el trabajador sigue vinculado aunque contractualmente no lo esté, o nunca fue afiliado, configurando la omisión.
• Multa por no envío de información: Como se mencionó, es un proceso sancionatorio aparte si la empresa no suministra la información requerida o lo hace de forma incompleta/imparcial.

La UGPP realiza un análisis minucioso con metodologías y hojas de trabajo para identificar fácilmente estas novedades.

Estrategias Preventivas para Empresas

Para anticiparse a la UGPP y reducir riesgos, las empresas pueden implementar las siguientes estrategias:

1. Auditoría preventiva especializada: Consiste en replicar el proceso de la UGPP internamente o con ayuda externa para identificar novedades de inexactitud, mora u omisión antes de que la entidad fiscalice. Esto permite corregir y normalizar los aportes, sacando a la empresa del radar de la UGPP.
2. Automatización en los procesos de nómina: Reduce al máximo los errores de digitalización que pueden causar inexactitud y mora. Aunque el factor humano siempre está presente, la automatización minimiza estos errores.
3. Revisión periódica de la documentación: Se recomienda cerrar anualmente los procesos de aportes, asegurándose de tener todas las planillas pagadas y los paz y salvos de las entidades de seguridad social. Esto crea un «paquete anual» que garantiza el cumplimiento.
4. Capacitación a los responsables de la gestión: La normativa laboral y de seguridad social en Colombia es muy cambiante. La capacitación constante del equipo de nómina es vital para estar al día con nuevas interpretaciones de la Corte Suprema, el Consejo de Estado, la UGPP o el Ministerio del Trabajo, que pueden impactar la nómina.
5. Establecer un calendario de cumplimiento: Permite organizar las obligaciones de pago de aportes y la solicitud de paz y salvos, generando cierres documentales anuales para mayor tranquilidad de la empresa.
6. Seguimiento a las nuevas disposiciones legales: Mantenerse actualizado con la nueva normatividad y las interpretaciones judiciales (especialmente del Consejo de Estado en procesos contra la UGPP) es crucial, dada la constante evolución del derecho laboral y de seguridad social.

Preguntas Frecuentes y Aclaraciones

• Relación UGPP y PILA: El PILA (Planilla Integrada de Liquidación de Aportes) son los operadores que reciben los aportes de las empresas y los remiten a las entidades correspondientes. La UGPP cruza la información de la nómina, los libros auxiliares contables y las planillas PILA para detectar inconsistencias, como diferencias entre el salario declarado en nómina y el IBC reportado en la planilla.
• Mora de deudas con la UGPP: La mora es un tipo de deuda que se adquiere con la UGPP por no pagar a tiempo la seguridad social, lo cual es causal de sanción.
• Depuración de deudas por acuerdo de pago: Una vez se materializa y finaliza un acuerdo de pago con la Subdirección de Cobro Coactivo de la UGPP, esta debe bajar la mora de su base de datos. Es crucial que la empresa se asegure de que este proceso se notifique internamente a la Subdirección de Parafiscales y que se profiera el acto administrativo de terminación del proceso coactivo para que la deuda desaparezca del sistema.
• Modificaciones del IBC para independientes: Si un independiente cambia su IBC (Ingreso Base de Cotización) por mayores ingresos temporales (ej. de $2.8M a $6M), debe reportar la novedad al operador de planilla. Es fundamental estar atento para reportar cuando el IBC vuelva a su estado inicial. Si no se modifica, la UGPP puede requerir y sancionar, ya que el sistema seguirá registrando el IBC más alto.
• Bonificaciones no salariales periódicas: La UGPP podría considerar estas bonificaciones como salario, argumentando que, por ser periódicas, se convierten en salariales. Sin embargo, BP Lawyers sostiene que la Corte Suprema de Justicia ha indicado que la periodicidad es solo un indicio, no una determinación automática. La clave es la «naturaleza del pago»: si es contraprestación del servicio, es salario. El artículo 128 del Código Sustantivo del Trabajo permite acuerdos expresos de desalarización, incluso para pagos habituales.
• Proceso administrativo sancionatorio de la UGPP: Es un proceso administrativo especial, no el general del CEPACA. Aplica normatividad relacionada con el estatuto tributario, justificándose en que los parafiscales son impuestos especiales.
• Dividendos e IBC de independientes: Para los independientes que reciben dividendos («rentistas de capital»), el pago de seguridad social debe hacerse conforme a los ingresos percibidos mensualmente. Si se reciben de manera fraccionada, el pago debe hacerse cada mes de percepción. Una excepción es si los pagos son anticipos y solo al final se declara la totalidad del dividendo; en ese caso, se pagaría la seguridad social en el mes de la declaración contable final. De lo contrario, la UGPP puede requerir si no se reporta correctamente el ingreso mensual.

Conclusión

El conocimiento y la anticipación son las mejores herramientas para proteger a las empresas frente a la UGPP. Implementar auditorías preventivas, automatizar procesos, mantener la documentación al día, capacitar al personal y seguir de cerca las novedades normativas son pasos esenciales para asegurar el cumplimiento y evitar sanciones.