Exploraremos las principales obligaciones corporativas en Colombia, incluyendo el registro mercantil, la declaración de renta, actualización del Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD), la asamblea general de accionistas, entre otros. Para más detalles sobre cada una de estas obligaciones, revisa el siguiente enlace: https://bplawyers.co/asesoria-corporativa/
Renovación del registro mercantil
Fecha límite: 31 de marzo
Todas las empresas, establecimientos de comercio, sucursales, agencias, fundaciones y, en general, cualquier persona natural o jurídica que realice actividades comerciales o mercantiles en Colombia, deben renovar su registro mercantil anualmente. Esta renovación tiene un doble impacto: En primer lugar, permite actualizar la información de las empresas, lo que facilita la transparencia y confiabilidad en las relaciones con terceros, como socios o clientes; en segundo lugar, previene la imposición de multas derivadas del incumplimiento y evita obstáculos al realizar trámites comerciales.
Declaración de renta
Fecha límite: Varia según el último digito del NIT
En la declaración de renta de una empresa, es necesario proporcionar información detallada sobre sus ingresos, costos, gastos, activos y pasivos durante el año gravable. Esto implica presentar estados financieros como el balance general y el estado de resultados, junto con detalles sobre retenciones en la fuente, pagos anticipados y otros aspectos relevantes para calcular el impuesto a pagar. Es crucial que la declaración se prepare con precisión por un equipo capacitado y se presente dentro de los plazos establecidos por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) para evitar sanciones y multas. Para mas información revisa el siguiente el link: https://www.dian.gov.co/impuestos/reformatributaria/impuestorenta/Paginas/personasjuridicas.aspx
Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD)
Fecha límite: 31 de marzo
Las empresas en Colombia con activos superiores a 100.000 Unidades de Valor Tributario (UVT) deben cumplir con las obligaciones del Registro Nacional de Bases de Datos, esto implica proporcionar información detallada sobre las bases de datos que manejan, incluyendo su propósito, tipo de datos personales recolectados, medidas de seguridad implementadas y la finalidad de su uso. Además, deben garantizar que los titulares de los datos puedan ejercer sus derechos de acceso, corrección, actualización o supresión de la información, es fundamental que las empresas cumplan con estas obligaciones para evitar sanciones ante la Superintendencia de Industria y Comercio, así como, para proteger la privacidad de los datos personales de los titulares de la información.
Celebración asamblea ordinaria de accionistas
Fecha límite: 31 de marzo
Las empresas en Colombia deben cumplir con la obligación de celebrar una Asamblea General de Accionistas anualmente, esta reunión se debe llevar a cabo dentro de los tres primeros meses del año. En esta reunión, los accionistas deben aprobar los estados financieros, nombrar los órganos directivos y tomar decisiones importantes para la empresa.
Es fundamental que la empresa planifique y ejecute la Asamblea General de Accionistas de manera adecuada, garantizando la participación de todos los accionistas, una convocatoria correcta y el cumplimiento de los requisitos legales y estatutarios. El no cumplir con esta obligación puede derivar en conflictos internos y consecuencias legales adversas. Es recomendable buscar asesoramiento legal especializado para asegurar la correcta realización de la asamblea.
Depósito de los Estados Financieros ante la Cámara de Comercio
Fecha límite: Dentro del mes siguiente a su aprobación
Las empresas en Colombia que no estén obligadas a remitir sus estados financieros a la Superintendencia de Sociedades deben cumplir con la obligación de depositar dichos estados en la Cámara de Comercio correspondiente dentro del mes siguiente a su aprobación. Este proceso garantiza la transparencia y el acceso público a la información financiera de las empresas, lo que contribuye a la confianza en el mercado y la toma de decisiones informadas.
Deber de información ante la Superintendencia de Sociedades
Fecha límite: De acuerdo a cada fecha específica.
Las sociedades sometidas a la vigilancia de la Superintendencia de Sociedades en Colombia tienen el deber de enviar a esta entidad diversos documentos financieros y de cumplimiento, fundamentales para la transparencia y la legalidad en sus operaciones. Entre ellos se encuentran:
- Estados financieros de propósito general, los cuales deben incluir un balance general, estado de resultados, flujo de caja, y estado de cambios en el patrimonio, conforme a las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF), entre otra información relevante, la cual puede ser consultada en la Circular 100-0009 de 2023.
- Estados financieros consolidados y combinados, aplicables a empresas bajo una situación de control, que deben reflejar la situación financiera del grupo empresarial en su conjunto.
- Informe 42 sobre prácticas empresariales, que debe ser presentado según el último dígito del NIT:
- Entre el primer y el décimo día hábil de julio.
- Entre el undécimo y el vigésimo día hábil de julio
- Informe 75 relacionado con el SARLAFT (Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo) y el PTEE (Programa de Transparencia y Ética Empresarial). Este informe es obligatorio para empresas que deben contar con estos programas y debe presentarse según los dos últimos dígitos del NIT, entre el primer y el vigésimo día hábil de julio.
- Informe 58 de los oficiales de cumplimiento, que debe presentarse dentro de los 15 días siguientes al nombramiento o cambio del oficial de cumplimiento. Este informe es esencial para asegurar que las empresas cuentan con personal capacitado para supervisar y garantizar el cumplimiento de las normas legales y regulatorias pertinentes.
Reporte de reclamos presentados por los titulares de datos ante la Superintendencia de Industria y Comercio
Fecha límite: 15 primeros días hábiles del mes de febrero y del mes de agosto de cada anualidad
Las personas jurídicas y entidades sin ánimo de lucro en Colombia que posean activos totales iguales o superiores a 100.000 Unidades de Valor Tributario (UVT) tienen la obligación de actualizar el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) con información referente a los reclamos presentados por los titulares de datos personales. Esta actualización debe incluir detalles sobre la naturaleza de los reclamos, las respuestas dadas y las medidas adoptadas para resolverlos.
Cumplir con las obligaciones corporativas es fundamental para el buen funcionamiento y la legalidad de una empresa en Colombia, para asegurarse de que todas estas responsabilidades se gestionen correctamente, es crucial contar con una sólida asesoría legal en una empresa. Si tienes dudas y necesitas asesoría consulta para mas información https://bplawyers.co/contacto/
