Requisitos legales para participar en licitaciones públicas en Colombia

 

El Registro Único de Proponentes (RUP) es obligatorio para las empresas que deseen participar en licitaciones públicas. Este registro es administrado por las cámaras de comercio y tiene como objetivo certificar que los proponentes cuentan con la experiencia, capacidad financiera y organizacional necesarias.

Requisitos para inscribirse en el RUP:

• Certificado de existencia y representación legal: Para personas jurídicas, expedido por la cámara de comercio.
• Estados financieros: Deben estar certificados o dictaminados, según corresponda, y reflejar la capacidad económica de la empresa.
• Documentación sobre experiencia: Incluye contratos ejecutados que demuestren la trayectoria de la empresa en el sector.
• Declaración de bienes y recursos: Indica los activos con los que cuenta la empresa para respaldar sus operaciones.

Nota: La inscripción en el RUP debe renovarse anualmente dentro de los tres primeros meses del año.

Diseñe un cronograma detallado que incluya la revisión de los pliegos de condiciones, la asignación de responsabilidades en el equipo y tiempos específicos para cumplir con cada etapa del proceso.

2. Cumplimiento de las condiciones del pliego de condiciones

El pliego de condiciones es el documento principal que rige cada licitación. En él se especifican los requisitos técnicos, financieros, legales y administrativos que deben cumplir los proponentes.

Aspectos importantes del pliego:

• Requisitos técnicos: Detallar las especificaciones del bien o servicio a contratar. La empresa debe demostrar que cumple con estos requisitos mediante certificaciones, experiencia previa o pruebas técnicas.
• Condiciones financieras: Suelen incluir indicadores como el patrimonio líquido mínimo, la capacidad de endeudamiento y otros datos financieros que reflejen la solidez de la empresa.
• Garantías exigidas: En algunos casos, se solicitan garantías de seriedad de la oferta, cumplimiento del contrato y calidad del servicio.
• Cronograma: Es fundamental respetar las fechas establecidas para la presentación de documentos, subsanaciones y ofertas.

3. Cumplimiento de la Ley 80 de 1993 y la Ley 1150 de 2007

Estas leyes son la base de la contratación pública en Colombia.

• Ley 80 de 1993: Establece los principios que rigen la contratación estatal, como la transparencia, la igualdad de condiciones y la selección objetiva.
• Ley 1150 de 2007: Introduce modificaciones para mejorar la eficiencia en los procesos de contratación, como el uso obligatorio de la plataforma SECOP para la publicación de los procesos licitatorios.

Las empresas deben asegurarse de que sus propuestas sean objetivas, cumplan con los requisitos establecidos y no contengan inconsistencias que puedan generar descalificación.

4. Uso de la plataforma SECOP

El Sistema Electrónico para la Contratación Pública (SECOP) es una herramienta obligatoria para las licitaciones públicas. A través de esta plataforma, las entidades estatales publican las convocatorias y los proponentes presentan sus ofertas.

Aspectos clave del SECOP:

• Registro: La empresa debe estar registrada en la plataforma y familiarizarse con su funcionamiento.
• Consulta de procesos: Es posible buscar licitaciones activas por sector, región o tipo de contrato.
• Presentación de propuestas: Los documentos deben cargarse en formato digital, cumpliendo con los requisitos especificados en cada proceso.

5. Certificaciones y permisos requeridos

Dependiendo del sector en el que se desarrolle la licitación, pueden exigirse certificaciones específicas. Por ejemplo: Certificaciones de calidad (ISO 9001, ISO 14001, entre otras).

• Permisos ambientales: En sectores que involucran actividades con impacto ambiental.
• Registros sanitarios: Para empresas que trabajan con alimentos o medicamentos.
• Licencias de construcción: En procesos relacionados con obras civiles.

6. Aspectos laborales y fiscales

La normativa también exige el cumplimiento de las obligaciones laborales y fiscales como requisito para participar en licitaciones.

Obligaciones laborales:

• Estar al día con el pago de salarios, seguridad social y prestaciones a los empleados.
• No tener sanciones vigentes por incumplimientos laborales.
• Obligaciones fiscales: Contar con el certificado de paz y salvo por obligaciones tributarias.
• Presentar el RUT actualizado.

7. Garantías bancarias o financieras

En muchas licitaciones, se exige que el proponente presente garantías para respaldar su propuesta.

Estas pueden incluir:

• Garantía de seriedad de la oferta: Asegura que la empresa cumplirá con su propuesta si resulta adjudicada.
• Garantía de cumplimiento: Respaldará la ejecución del contrato en los términos pactados.
• Garantía de calidad: Aplica para bienes o servicios que requieren comprobación de estándares de calidad.

8. Capacitación y preparación del equipo

Finalmente, las empresas deben asegurarse de que sus equipos estén capacitados en temas relacionados con contratación pública y licitaciones.

Esto incluye:

• Familiaridad con los marcos normativos.
• Manejo de plataformas tecnológicas como el SECOP.
• Desarrollo de propuestas técnicas y financieras competitivas.

Participar en licitaciones en Colombia requiere un conocimiento profundo de los requisitos legales y normativos, así como una preparación detallada de la documentación exigida. Cumplir con estas obligaciones no solo asegura la participación en los procesos, sino que también aumenta las probabilidades de éxito. Las empresas que deseen destacarse deben mantenerse actualizadas frente a los cambios normativos y contar con el acompañamiento de asesores legales expertos en contratación estatal.