Revisión Documental: Clave para prevenir riesgos laborales y legales en empresas colombianas
La revisión documental es uno de los pilares fundamentales de una auditoría laboral integral. Este proceso garantiza que las empresas en Colombia cuenten con contratos laborales, RIT, políticas internas, manual de funciones y de procedimientos que cumplan con la normatividad legal laboral vigente. Más allá de cumplir con la ley, una revisión adecuada previene conflictos laborales, optimiza la gestión del talento humano y protege a las empresas frente a sanciones de entidades de Vigilancia y Control como la UGPP, encargada de garantizar que las empresas realicen un correcto y oportuno pago de aportes al sistema de seguridad social y parafiscales de acuerdo con la normativa vigente.
En este artículo, se explicará cómo una revisión documental eficaz puede marcar la diferencia en la estrategia empresarial, detallando los principales documentos a evaluar, los beneficios de esta práctica y cómo implementarla de manera efectiva. Si su empresa busca protegerse y optimizar sus procesos laborales, esta información es esencial.
¿Qué incluye la revisión documental en una auditoría laboral?
Contratos laborales
Verificación de que los contratos cumplen con las disposiciones del Código Sustantivo del Trabajo.
Evaluación de cláusulas específicas como periodos de prueba, duración del contrato y derechos de terminación.
RIT
Revisión y actualización del RIT con el fin de incluir la totalidad de los ítems que lo conforman, así como aspectos importantes que beneficien al empleador.
Establecimiento de manera clara y precisa de derechos, deberes, obligaciones y prohibiciones.
Determinación de un adecuado y claro procedimiento disciplinario que permita a la empresa tomar las medidas necesarias en caso de incumplimiento laboral por parte de sus colaboradores.
Políticas internas
Revisión de manuales de procedimiento y reglamentos internos.
Garantía de que las políticas sean inclusivas y estén alineadas con normativas de seguridad laboral.
Manuales de funciones y procedimientos
Documentos que especifican roles, responsabilidades y protocolos operativos en la empresa, asegurando que los empleados tengan claridad sobre sus funciones y responsabilidades.
Beneficios de una revisión documental adecuada
Prevención de conflictos laborales
Identificación de inconsistencias que pueden generar disputas entre empleados y empleadores.
Protección frente a sanciones legales
Las entidades como la UGPP y el Ministerio de Trabajo en Colombia exigen que los documentos estén actualizados y cumplan con las normativas laborales.
Reducción del riesgo de multas por incumplimiento.
Optimización de la gestión de talento humano
Políticas internas claras fomentan un clima laboral positivo y retienen talento valioso.
Manuales detallados aumentan la eficiencia operativa.
Cómo implementar una revisión documental eficaz
Auditoría inicial de documentos: Revise contratos, RIT, políticas internas y manuales con un equipo especializado o consultores externos.
Actualización continua: Asegúrese de que todos los documentos cumplan con los cambios legislativos más recientes en Colombia.
Capacitación del personal: Forme a los empleados en los procedimientos internos y las normativas relevantes, como la capacitación obligatoria en el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST).
Herramienta sugerida: Use software de gestión documental para organizar y actualizar archivos de forma eficiente.
¿Cómo puede ayudarle B.P. Lawyers?
Revisión exhaustiva de documentos laborales a través de una auditoría laboral: Detectamos inconsistencias legales en contratos y políticas internas.
Asesoría en normativas vigentes: Garantizamos que sus documentos cumplan con los últimos requerimientos legales en Colombia.
Capacitaciones especializadas: Preparamos a su equipo para implementar y cumplir con las políticas internas.
¿Está seguro de que su empresa y el área de gestión humana cumple con la normativa laboral colombiana? Contáctenos hoy para una auditoría laboral integral y proteja su negocio de riesgos innecesarios.
Contáctenos si requiere asesoría sobre el tema.
